Si le propriétaire du dossier meurt ou est jugé incompétent après la délivrance d`une procuration, le mandataire est valide à moins que le Secrétaire de l`Association n`ait été avisé par écrit avant la réunion. Les règles régissant le vote par procuration dans un organisme à but non lucratif sont légèrement différentes de celles d`une entité à but lucratif. Chaque fois qu`il y a une élection ou une question contestée, les inspecteurs de l`élection doivent être sélectionnés à la réunion. Les organismes sans but lucratif qui veulent permettre le vote par procuration doivent renverser les règles de Robert en écrivant l`exception dans leurs statuts. Remarquez que c`est assez simple et direct. Si un nombre illimité de mandataires non membres votaient à leur propre discrétion, cela pourrait interférer avec la mission et la vision de l`organisation. Il est important que toutes les instructions pour donner l`autorisation ou l`emporter soient faites par écrit. Le vote par procuration pour les organismes à but non lucratif est légigocié par chaque État. Un effort de lobbying organisé revêt une importance primordiale dans ce contexte; mais, les règles relatives à l`émission, à la rédaction et à la sollicitation de procurations sont également pertinentes, car toute infraction peut entraîner une disqualification qui défait le but de leur collecte. Les actionnaires peuvent soumettre un avis de procuration même lorsqu`ils prévoient d`y assister, juste au cas où quelque chose les empêcherait d`assister à la réunion à la dernière minute. D`autres informations trouvées dans les documents de procuration décrivent la gestion, les propositions d`actionnaires, et les informations générales qui peuvent aider des actionnaires à faire un vote instruit.
Ils mobilisent non seulement le vote, mais aussi le Marshall en faveur des candidats dont ils recherchent l`élection. Certains problèmes peuvent avoir des ramifications juridiques, il est donc préférable pour les membres de voter pour eux-mêmes chaque fois que possible. De nombreux conseils et groupes dissidents organisent des sollicitations par procuration pour élire une faction particulière de candidats. Les informations présentées lors des assemblées annuelles affectent souvent l`orientation future de l`entreprise, qui peut influer directement sur la valeur de la participation d`un actionnaire dans l`entreprise. Les actionnaires utilisent les informations contenues dans les déclarations de procuration pour faciliter le processus décisionnel. De telles constatations, ainsi que toute autre personne qui est en dehors de leur champ d`application, comme la fraude, la contrainte, la contrefaçon ou l`incompétence pour délivrer la procuration, sont assujetties à un contrôle judiciaire dans une instance de la Cour suprême. L`actionnaire signe la procuration et étend l`autorisation officielle à l`individu désigné de voter au nom de l`actionnaire déclaré à l`Assemblée annuelle. Il est important de savoir que les formulaires de procuration pré-datés reflétant le jour de la réunion ou la veille de la réunion sont parfois diffusés. Les conseils qui suivent cette voie doivent absolument s`assurer que seul un formulaire de procuration spécifique, qui ne confère au détenteur du mandataire aucun pouvoir discrétionnaire, soit utilisé; autrement, l`agent gérant peut être remis par inadvertance le pouvoir d`élire le Conseil.
Ils devraient insister sur ce genre de divulgation avant d`émettre leurs procurations. Les règles d`ordre de Robert énumère des règles spécifiques pour les procurations à suivre. Puisque le chaos s`ensuivrait si chaque actionnaire entrait un vote à l`Assemblée annuelle, on lui fournit une carte de procuration ou un formulaire d`instruction d`électeur pour prendre une décision au préalable. Les formulaires de procuration sont généralement valables pendant 11 mois. Il y a aussi des propositions de la direction et des actionnaires. Bruce Cholst est un associé de Rosen & Livingston, un cabinet d`avocats de Manhattan spécialisé dans la représentation des conseils de coopératives et de condos. Il est généralement conseillé que les membres d`organismes sans but lucratif fassent de leur mieux pour assister à l`Assemblée annuelle et voter pour leur propre compte. La procuration devrait être séparée des autres membres votants pour assurer un vote indépendant et démocratique. Tous les pays n`utilisent pas de système de date record. Si l`actionnaire ne peut pas assister, le vote par procuration est une autre option. Un certain nombre de raisons peuvent empêcher un administrateur du Conseil ou un membre d`une société d`assister à une réunion importante, comme une réunion spéciale ou une Assemblée annuelle.